Сценарии применения

Сценарии применения программного обеспечения MFlash

 

  1. Синхронизация и совместная работа между распределенными офисами. 

На сегодняшний день, структура крупных организаций все чаще и чаще носит географически распределенный характер. В таких условиях очень важно обеспечить сотрудников возможностью работать совместно, так, как будто они находятся в одном офисе.

Совместная распределенная работа – это гораздо больше и сложнее, нежели обмен несколькими файлами по электронной почте. Департаменты и региональные подразделения совместно работают над созданием организационно-распорядительных документов, договоров, финансовых планов. Общее количество файлов, их размер, необходимая скорость совместной обработки, может быть очень высокими и ошеломляющими для ИТ- подразделения. При этом, зачастую, в небольших региональных подразделениях, существуют ограничения по размеру каналов передачи данных и доступных объемов сетевых хранилищ. 

Платформа МFlash позволяет распределенным сотрудникам работать вместе, несмотря на географическое расположение офиса, размера файлов, пропускную способность канала, качество ИТ инфраструктуры. Тысячи файлов могут быть одновременно синхронизированы на тысячах устройствах по всему миру, тем самым предоставляя возможность удаленным подразделениям иметь актуальную информацию и работать с ней. Документы созданные или измененные в одном офисе, мгновенно реплицируются в других офисах, позволяя распределенным подразделениям работать совместно, так, словно они находятся в одном офисе.

Как MFlash решает данный кейс:

  • Файловая синхронизация и репликация между различными устройствами;
  • Единый взгляд на все файлы компании для любого подразделения;
  • Файловая структура и политикм доступа, распространенные на всю организацию.
  1. Массовая рассылка документов внешним и внутренним контрагентам без использования Exchange Server

Одним из типовых примеров использования Exchange Server является массовая рассылка документов по групповым адресам. В данном случае документ копируется в каждое электронное письмо, хранящееся в Exchange Server. Например, при еженедельной рассылке одного документа размером в 5 МБ на 50 адресов за полгода потребуется примерно 6630 МБ в хранилище Exchange Server. При этом есть вероятность переполнения отдельных почтовых ящиков получателей, так и невозможность пересылки документов, превышающих установленные лимиты размеров приложения к электронному письму (обычно не более 10 МБ).

Использование приложения MFlash для MS Outlook (для версий начиная с 2010) снимает все эти проблемы и ограничения. Пользователь может через привычный Outlook интерфейс отправить как документ до 2 ГБ со своего ПК, так и документ, уже хранящийся в MFlash, без ограничения его в размере. При этом исключается реплицирование документа по каждому получателю. Документ хранится в одном экземпляре в хранилище MFlash, независимо от количества его получателей. Так в приведенном выше примере затраты на хранение составят 130 МБ вместо 6630 МБ в хранилище Exchange Server.

Использование приложения MFlash для MS Outlook снимает ограничения на размер передаваемых документов, снимает проблему переполнения входного электронного почтового ящика и исключает возможность пересылки документа по неконтролируемым транзитным серверам, если электронный адрес получателя лежит вне корпоративного Exchange Server. Также MFlash предоставляет возможность формирования white list доменов электронных адресов получателей для исключения отсылки по не разрешенным адресам.

Рассылка документа, хранящегося в MFlash, также возможна через вэб-интерфейс MFlash. В этом случае добавляется возможность модерации права отправителя на рассылку конкретного документа его администратором. Отправитель может определить время действия ссылки на файл, задать опцию автоматического удаления ссылки после скачивания файла и задать опцию подтверждения загрузки файла получателем.

При ошибочной отсылке документа отправитель или его администратор имеет возможность удалить ссылку получателя на этот документ в MFlash.

  1. Получение файлов большого объема от внешних контрагентов

Достаточно часто возникает необходимость обмена файлами больших размеров с внешними контрагентами. Обычно максимальная граница пересылаемых файлов лежит на уровне 10 МБ. Также часто возникают проблемы при передаче форматов, которые могут скрывать в себе вредоносные программы. В случае необходимости передачи файлов, превышающих максимальный размер, приходится использовать FTP. Обычный бизнес-пользователь не обладает достаточной квалификацией и правом для подключения FTP сервера. Для этого требуется поддержка сотрудников IT обеих сторон, что резко снижает оперативность передачи файлов, повышает стоимость и часто провоцирует нарушение правил безопасности.

Данная проблема полностью решена в MFlash в рамках “гостевого портала”. Этот портал, реализованный на основе веб-интерфейса и не требующий использования клиента, обеспечивает безопасный обмен файлов до 2 ГБ от внешнего пользователя к пользователю MFlash без подключения дополнительных средств. Отсылаемый файл выбирается через интерфейс или в режиме “drag and drop”. Обеспечивается проверка передаваемых файлов на наличие вредоносных программ.

Гостевая учетная запись создается автоматически при получении внешним контрагентом первой ссылки или по приглашению его корпоративным пользователем.

  1. Организация информационного обеспечения проектов (project space) с участием внешних сотрудников.

При проведении проектов как правило привлекаются на фиксированные сроки сотрудники сторонних организаций. Для организации информационного сотрудничества с сотрудниками корпорации для них создаются учетные записи в AD корпоративной сети. Это влечет как дополнительные трудовые затраты на администрирование для IT, так и может привести к нарушению информационной безопасности.

Использование MFlash обеспечивает решение этой задачи практически без привлечения сотрудников IT и допуска стороннего сотрудника в корпоративную сеть. Системный администратор MFlash создает группу для ведения проекта, права доступа к которой предоставляются ее корпоративным пользователям, а также сторонним сотрудникам, участвующих в проекте, через новые учетные записи. Авторизированные пользователи могут самостоятельно управлять контентом группы. При этом не нарушаются корпоративные требования информационной безопасности даже при доступе сторонних сотрудников, находящихся вне корпоративной сети.

Администратор группы имеет возможность определить права участников проекта по доступу к папкам:

  • доступ только на чтение
  • доступ с правом внесения изменений.

Это позволяет формировать политику доступа участников к проектной документации.

Также возможна синхронизация документов с локальным ПК, поддерживается версионирование изменений файлов, предоставляется возможность редактировать файл одним нажатием мыши, что позволяет без дополнительных шагов вносить изменения в существующие документы.

  1. Безопасный файловый обмен

Обмен и работа с файлами разного объема и формата применяются практически в каждом бизнес-процесс организации. При этом, использование традиционных корпоративных средств обмена, таких как электронная почта, ftp, файловые сервера, накладывает ряд ограничений по объему передаваемой информации, возможности удаленной совместной работы, работе с мобильных устройств, синхронизации папок, разграничению доступа, контролю передаваемых данных и т.д.

Для преодоления этих ограничений сотрудники, все чаще, в рабочих целях, применяют публичные облачные сервисы для файлового обмена. Использование данных сервисов, как правило, происходит вне корпоративных регламентов, так называемое Shadow-it, и ведет к рискам реализации угроз ИБ.
В первую очередь это касается угрозы утечки корпоративной информации –  обмен и доступ к данным происходит бесконтрольно, данные передаются и хранятся в публичном облаке, возможность реализации данной угрозы беспрецедентно велика.
Во-вторых, в ходе обмена файлами в неконтролируемой среде, высока вероятность реализации угрозы распространения вирусов-шифровальщиков внутри организации. Платформа MFlash позволит оптимизировать процесс файлового обмена внутри организации, сохраняя баланс между удобством работы и безопасностью.

МFlash – российское ПО для корпоративного защищенного файлового обмена, совместного безопасного доступа и работы с файлами.
Платформа позволяет решить следующие задачи в рамках организации:

  • Удобный и безопасный обмен файлами большого объема между сотрудниками организации и контрагентами;
  • Доступ к файлам с любого компьютера или устройства;
  • Эффективная совместная работа над документами;
  • Резервное копирование документов в реальном времени;
  • Контроль версионности документов

Платформа внедряется внутри периметра организации, за корпоративным межсетевым экраном, что позволяет создать полностью контролируемую и безопасную среду работы с данными. Система интегрируются с корпоративной службой каталогов, применяется ролевой подход и централизованное управление доступом. Все коммуникации осуществляются через шифрованный транспортный механизм (TLS). Данные на сервере также могут хранится в зашифрованном виде (AES 256)

Система имеет глубокую интеграцию с корпоративными системами защиты информации, такими как DLP, DRM, AV, что позволяет реализовать комплексный подход к обеспечению безопасности, и минимизировать риски утечки информации и заражения инфраструктуры организации вредоносным ПО.

Платформа является российской разработкой и внесена в реестр Минкомсвязи отечественного ПО.

  1. Удаленная работа с мобильных устройств.

Одним из главных правил успешности современного бизнеса является оперативность действий. Работа вне офиса стала повседневной нормой. Для возможности удаленной работы и оперативного решения возникающих задач требуется корпоративный инструмент, который позволит находиться впереди конкурентов. С помощью мобильного приложения MFlash, можно осуществлять безопасный доступ, редактировать, и делиться файлами со своего планшета или смартфона, вне зависимости от времени и месторасположения, без необходимости использования VPN. Теперь удаленное месторасположение не даст выпасть из рабочего процесса.

Приложение MFlash является клиентом для доступа к Вашему корпоративному облаку MFlash. Приложение доступно для платформ IOS и Android.